Henkilötietojen kerääminen ja käsittely

Kun ilmoittaudut inSpiral Dance Company Finlandin järjestämille viikkotunneille, kursseille tai muihin tapahtumiin, syntyy välillemme sopimus: sitoudut noudattamaan koulumme sääntöjä (mm. maksamaan osallistumismaksut) ja siitä vastineeksi saat oikeuden osallistua kyseiseen toimintaan. Pidämme myös huolen siitä, että saat ajantasaisen tiedon koulun toiminnasta ja tulevista tapahtumista sekä niistä hyödyistä (mm. koulun sisäiset tapahtumat ja kilpailuoikeus), joihin ilmoittautumisesi/osallistumisesi sinut koulun sääntöjen mukaan oikeuttaa.

Jotta sopimus voidaan solmia ja panna täytäntöön, keräämme ja käsittelemme ilmoittautumiseesi liittyviä tietoja. Näitä tietoja ovat yhteystietosi, ilmoittautumistietosi (mille tunnille/kurssille ilmoittaudut, aloittamis- ja lopettamispäivämäärät, tms. ilmoittautumisen yhteydessä pyydetyt yksityiskohdat), läsnäolotietosi, sekä osallistumismaksujen laskutukseen ja maksamiseen liittyvät tiedot. Kilpailujen ja tasokokeiden osalta keräämme ja käsittelemme myös tulostietoja.

 

Siihen, kuka tietojasi käsittelee ja miten, vaikuttaa se, mihin ilmoittaudut:

 

Viikkotunnit ja muu paikallinen toiminta

Kun ilmoittaudut viikkotunneille tai muuhun paikalliseen toimintaan, tietosi kerätään paikalliseen rekisteriin ja niitä käsitellään paikallisesti. Jos esimerkiksi ilmoittaudut Jyväskylän viikkotunneille, tietosi kerätään Jyväskylän rekisteriin ja sitä käsittelevät Jyväskylän opettajat (ks. oheinen taulukko).

Paikallisesta rekisteristä voidaan luovuttaa nimi- ja yhteystietoja (muttei muita tietoja) koko koulun kattavien tapahtumien järjestäjille (Irish Dance Finland ry:n yhteisrekisteriin), jos se on tarpeen, jotta voidaan selvittää henkilön oikeus osallistua tapahtumaan, tai mikäli siten saadaan henkilöön nopeammin yhteys pikaista reaktiota vaativissa tapauksissa.

 

Tietojasi säilytetään seuraavasti:

  • Yhteys-, ilmoittautumis- ja läsnäolotiedot: 2 vuotta sen lukuvuoden päättymisestä, jolloin tieto on kerätty
  • Laskutustiedot: 5 vuotta (tai muu viranomaisen vaatima aika) verovuoden päättymisestä

 

Paikalliset rekisterinpitäjät ja yhteystiedot

Rekisteri Käsittelijät Yhteystiedot
Helsinki Helsingin opettajat inspiralhelsinki@gmail.com
Jyväskylä Jyväskylän opettajat inspiraljyvaskyla@gmail.com
Tampere Tampereen opettajat inspiraltampere@gmail.com
Turku Turun opettajat inspiralturku@gmail.com

 

Tiiviskurssit ja muu koulun yhteinen toiminta

Kun ilmoittaudut tiiviskursseille tai muuhun koko koulun kattavaan toimintaan, tietosi kerätään Irish Dance Finland ry:n yhteisrekisteriin, ja sen käsittelystä vastaavat yhdistyksen kyseistä tarkoitusta varten nimeämät henkilöt.

Yhteisrekisteristä voidaan luovuttaa nimi- ja yhteystietoja (muttei muita tietoja) paikallisten rekisterien pitäjille, jos se on tarpeen, jotta voidaan selvittää henkilön oikeus osallistua tapahtumaan, tai mikäli siten saadaan henkilöön nopeammin yhteys pikaista reaktiota vaativissa tapauksissa. Nimi-, yhteys-, ja läsnäolotietoja voidaan luovuttaa myös pääopettajallemme (Tereza Bernardova) tai hänen nimeämälleen henkilölle tanssijan kilpailu-/tasokoeoikeuden selvittämiseksi.

 

Tietojasi säilytetään seuraavasti:

  • Yhteys-, ilmoittautumis- ja läsnäolotiedot: 2 vuotta tapahtuman päättymisestä
  • Laskutustiedot: 5 vuotta (tai muu viranomaisen vaatima aika) verovuoden päättymisestä

 

Rekisterinpitäjä: Irish Dance Finland ry
Yhteystiedot: Tiina Murtola / inspiralhelsinki@gmail.com

 

Kilpailut ja tasokokeet

Kun ilmoittaudut kilpailuihin tai tasokokokeisiin, tietosi kerätään Irish Dance Finland ry:n yhteisrekisteriin, ja sen käsittelystä vastaavat yhdistyksen kyseistä tarkoitusta varten nimeämät henkilöt.

Yhteisrekisteristä voidaan luovuttaa nimi- ja yhteystietoja (muttei muita tietoja) paikallisten rekisterien pitäjille tai pääopettajallemme (Tereza Bernardova), jos se on tarpeen, jotta voidaan selvittää henkilön oikeus osallistua tapahtumaan, tai mikäli siten saadaan henkilöön nopeammin yhteys pikaista reaktiota vaativissa tapauksissa. Tasokokeiden tulostiedoista, yksilöityinä henkilön nimi- ja syntymäaikatiedoilla, luovutetaan kopio tasokokeen tuomarin sekä CLRG:n arkistoihin. Kilpailujen tulostiedot ovat julkisia, mikäli kilpailujen säännöt niin määräävät.

 

Tietojasi säilytetään seuraavasti:

  • Yhteystietosi: 1 vuosi tapahtuman päättymisestä
  • Tulostiedot: 2 vuotta tapahtuman päättymisestä
  • Laskutustiedot: 5 vuotta (tai muu viranomaisen vaatima aika) verovuoden päättymisestä

 

Rekisterinpitäjä: Irish Dance Finland ry
Yhteystiedot: Tiina Murtola / inspiralhelsinki@gmail.com

 

Oikeutesi

Voit koska tahansa pyytää nähtäväksesi tietoja, jotka olemme sinusta keränneet. Pyynnön voit tehdä sähköpostitse joko erikseen kaikkiin niihin rekistereihin, johon tietojasi on kerätty, tai yhteisrekisterinpitäjälle antaen sille oikeuden pyytää ja kerätä tietosi myös paikallisista rekistereistä.

 

Sinulla on oikeus milloin tahansa pyytää, että lähetämme sinulle vain suoraan ilmoittautumistasi koskevia viestejä, tai että emme kirjaa läsnäolotietojasi. Huomaa kuitenkin, että tämä voi rajoittaa mahdollisuuksiasi osallistua koulun toimintaan.

 

Sinulla on oikeus milloin tahansa pyytää, että lähetämme sinulle vain suoraan ilmoittautumistasi koskevia viestejä. Sinulla on myös oikeus pyytää meitä korjaamaan virheelliset tiedot, sekä poistamaan keräämämme tiedot. Emme kuitenkaan voi poistaa sellaisia tietoja, jotka laki vaatii meitä säilyttämään tietyn ajan (kuten laskutustiedot). Sinulla on myös oikeus vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä, sekä tehdä valitus valvontaviranomaiselle (http://www.tietosuoja.fi).